Klare Kommunikation. Verständlich und einfach! Aber wie?

Virtuelle Kommunikation

Um Zusammen etwas gestalten und Ziele erreichen zu können müssen wir kommunizieren. Die Kommunikation  muss einfach und verständlich sein. Ob die Kommunikation sich in der realen oder digitalen Welt abspielt, sie folgt bestimmten Grundregeln. Wenn wir wissen worauf wir bei der Kommunikation achten müssen, können wir Missverständnisse vermeiden.

Prinzipiell sollte Kommunikation doch einfach sein! Ein Sender übermittelt eine Nachricht an einen Empfänger. Dieser Interpretiert sie  und in der Regel stimmen gesendete und empfangene Nachricht überein. Doch oft gibt es  Probleme.  Woran liegt das?

In der Interpretation?

Nach Watzlawick enthält jede Nachricht einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt. Der Inhaltsaspekt bezieht sich auf die Daten die gesendet werden. Der Beziehungsaspekt darauf, wie diese Daten aufgefasst werden.

„Auch schon da?“ „Das ist aber kalt hier!“

„Die Ampel ist grün.“ Die Information in dieser Nachricht ist klar. Der Sender möchte dem Empfänger mitteilen, dass die Ampel grün ist. Doch der Beziehungsaspekt kann hier ein Problem darstellen. Denn der Empfänger interpretiert beim Partner ggf.  einen Appell in diese Nachricht hinein. „Nun fahr schon!“

Auch ein sehr schönes und lustiges Beispiel:
Loriot – Das Frühstücksei

Sowohl Sender als auch Empfänger sind dafür verantwortlich, dass die Kommunikation verständlich ist. Wir geben den Worten in unserer Kommunikation eine Bedeutung, wie wir  sie nutzen und in welchem Kontext. „Gib mir die Büchse.“ Kann zum Beispiel im Zusammenhang stehen mit Brotdose oder  einem Gewehr.

„Grumpfen“

Kennen Sie das Wort „grumpfen“? Dieses Wort ist das beste Beispiel wie sehr die Kommunikation sich im Wandel befindet. Das Wort „grumpfen“ ist 2006 an der Universität Jena entstanden. Prof. Bolten hat versucht dieses Wort zum Leben zu erwecken, wohl um zu zeigen das Wörter nicht per se eine Bedeutung haben. Ja es sehr zufällig ist, welches Wort in unserem Sprachgebrauch eine Bedeutung erhält. Wir geben Zeichen eine Bedeutung! Sie können das Wort gleich mal „googlen“ und sehen wie viele Suchergebnisse seit dem entstanden sind. Zur Info: 2011 gab es 386 Ergebnisse in der Google suche!

Virtuelle Kommunikation

In der virtuellen Kommunikation sind Störungen im Kommunikationsprozess vielleicht nicht häufiger als in der persönlichen – aber sie sind schwieriger zu beheben. Etwa 2/3 der Kommunikation läuft über den visuellen oder akustischen Kanal in Form von Gesten, Körperhaltung, Mimik, Betonung oder Sprachmelodie. Wir bemerken im persönlichen Gespräch schnell, wenn unser Gegenüber etwas nicht verstanden hat, er etwas zu persönlich nimmt, er es schlichtweg “in die falsche Kehle” bekommt. Das können wir im Gesprächsverlauf umgehend reparieren. Bei einer geschriebenen Nachricht haben wir oft keine Ahnung, wie diese beim Empfänger angekommen ist und interpretiert wird. In Foren, Chats, Etherpads und Co. wird nur gelesen. Die Körpersprache, also Gestik und Mimik, und die  Betonung einzelner Wörter oder Sätze  fehlen als wichtiger Interpretationsbestandteil.

Miki und Gestik, welche wichtige Informationen sind,
werden im Netz nicht wahrgenommen.

Bei jeder Interaktion sollten wir berücksichtigen, dass der Empfänger in einer Nachricht oft mehr liest, als nur die Sachinformation, die wir vermitteln wollen. Andersherum müssen wir uns als Empfänger immer fragen, was der Sender  vermitteln möchte. Vor allem wenn man sich nicht sicher ist oder Probleme auftreten kann es hilfreich sein, seine Nachricht aus einer gewissen Distanz auf allen Ebenen zu überprüfen. Meist sind es nicht die Sachinformationen die Konflikte und Missverständnisse hervorrufen.

Daher überprüfen Sie Ihren virtuellen Kommunikationsstil, um Missverständnisse zu vermeiden!

„Man kann nicht nicht kommunizieren“

Eine weitere  Herausforderung, die bei der täglichen Arbeit immer wieder auftaucht, ist Schweigen. Keine Antwort auf eine Mail oder kein Rückruf. Aber auch diese Art der Kommunikation ist Kommunikation. Erst einmal sagt uns dieses Verhalten, dass das Thema, die Frage oder ich, dem Empfänger  gerade nicht wichtig sind. Es kann aber natürlich auch andere Gründe geben, die Mail ist nicht angekommen, die Person ist im Urlaub, etc. Doch in unserer Kultur wird „schweigen“ meist mit Desinteresse gleich gestellt. Wir sollten uns vor Augen behalten, dass wir nicht nicht kommunizieren können. Jedes Handeln und Nichthandeln ist Kommunikation.

Was hilft bei Missverständnissen?

Feedback! Bemerken Sie Konflikte oder Unstimmigkeiten, dann gehen Sie ins direkte Gespräch. Kommunikation ist der Schlüssel. Es ist hilfreich, zum Telefonhörer zu greifen, schnell eine Videokonferenz zu starten  oder einfach bei einem Kaffee  zu sprechen, um ggf. Fehlinterpretationen und daraus entstehende Probleme zu vermeiden oder zu beheben.

Literaturempfehlung: Führung auf Distanz. Mit virtuellen Teams zum Erfolg. Von Dorothea Herrmann, Knut Hüneke und Andrea Rohrberg (2012), Springer Gabler.