So gehen Sie die ersten Schritte – Evolution statt Revolution
Unternehmen sind heute einem hohen Veränderungsdruck ausgesetzt. Um das Unternehmen für die Zukunft vorzubereiten, stellen sich Manager vermehrt folgende Fragen:
- Wie können wir es schaffen, uns neuen Situationen immer wieder schnell anzupassen?
- Wie stärken wir unsere Innovationsfähigkeit, damit wir im Wettbewerb mithalten können oder besser sind als die Konkurrenz?
- Wie können wir unsere Organisation so gestalten, ihr Wissen einbringen, ihre Talente leben und motiviert sind bestmögliche Leistungen zu erbringen?
Dazu werden viele Lösungen angeboten. Software, wie Social Collaboration Plattformen, Workplace Learning, Performance Support oder den Digitalen Arbeitsplatz. Aber Unternehmen, die nur die passende Technik implementieren, werden scheitern. Unternehmen benötigen strukturell Netzwerke über Hierarchien und Bereichsgrenzen hinweg, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
Damit dies funktioniert und der Weg zu einer solchen intelligenten Organisation gestartet werden kann, bedarf es ein Umdenken in traditionellen Management- und Führungsprinzipien.
Was wir kennen
Bisherige Management- und Führungsmethoden sind geprägt von Hierarchie, Bürokratie, zentralistischer Planung, Koordination durch die Führungskräfte nach dem Prinzip „Command and control“, funktionale Abteilungen und strikte Vorgaben, was die Mitarbeiter tun sollen. Dieses System hatte seine Berechtigungen in der Zeit von Standardisierung der Produktion und Produkten. Heute müssen Organisationen Kommunikation, Kollaboration und Innovationen fördern, um mit den Veränderungen mithalten zu können. Sie müssen lernen immer neue Produkte und Dienstleistungen hervorbringen um die sich stetig ändernden Kundenbedürfnisse befriedigen zu können. Hierbei spielen die Kompetenzen, die Erfahrungen und die Motivation der Mitarbeiter eine wesentliche Rolle. Eine Arbeitsweise in festen Strukturen, wie wir sie in der Vergangenheit hatten, passt nicht mehr zur heutigen Arbeitswelt. Das bedeutet Veränderung.
Manager und Mitarbeiter können sich noch nicht vorstellen, wie Unternehmen der Zukunft aussehen werden. Dies weckt bei den Beteiligten viel Angst und führt zur Verunsicherung. Dennoch muss ein Weg gefunden werden, Management- und Führungssysteme nach vorne zu bringen. Dies betrifft elementare Fragen wie:
- Wie treffen wir zukünftig am besten Entscheidungen?
- Wie gelangen wir zu einer reibungslosen Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens?
- Wie wird die Arbeit koordiniert?
- Wie setzen wir Ziele, motivieren und befähigen unsere Mitarbeiter diese zu erreichen?
Die folgenden Bausteine zeigen Möglichkeiten und erste Schritte auf, wie Unternehmen Führungs- und Managementprinzipien so gestalten können und was Sie als Führungskraft tun können, um zu einer intelligenten Organisation zu gelangen. Der jeweilige Grad der Ausgestaltung ist von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu betrachten.
5 erste Schritte zur Gestaltung einer intelligenten Organisation
1) Entscheidungen treffen
Komplexität, Dynamik und Unsicherheit nehmen weiter zu. Niemand allein kann mehr alle Informationen und Wissen haben. Daher wird es in Zukunft erfolgsentscheidend sein, wie Sie als Führungskraft die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen, damit Ihre Mitarbeiter selbstbestimmt Entscheidungen treffen, Herausforderungen lösen und im Sinne des Unternehmens und der Kunden autonom handeln können. Dazu bedarf es der Befähigung der Mitarbeiter und Gestaltung der Rahmenbedingungen.
Wie können Entscheidungen in Hierarchien getroffen oder die Entscheidungsbefugnis dem Team überlassen werden? Das sind die zwei Gegensätze. Das wichtige ist: Wer hat die besten Informationen und das benötigte Wissen um der Situation entsprechend richtige Entscheidungen zu treffen.
Das „Dark Principle“ in der Komplexitätstheorie besagt, dass keiner den vollständigen Überblick über alle Sachverhalte haben kann. Orientiert man sich an diesem Sachverhalt, macht es Sinn, dass Führungskräfte bei Entscheidungen Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen oder wenn erforderlich, die Entscheidungen komplett dem Team überlassen.
Jeder Mitarbeiter- auch die Führungskraft – hat nur ein unvollständiges Bild über ein Problem oder ein Projekt und sieht nur die Einzelbestandteile. Das ist der Grund, warum ein Team bessere Entscheidungen treffen kann.
Denn eine Entscheidung kann nur so gut sein, wie die Qualität der vorliegenden Informationen, auf denen die Entscheidung basiert. Das Delegieren der Problemlösung und Kontrolle der Entscheidungsfindung zu den Mitarbeitern, die die notwendigen Informationen in einem überschaubaren Rahmen haben, ist daher ein sehr gutes Vorgehen um Fehlentscheidungen zu vermeiden.
Nehmen wir an, ein Kunde reklamiert ein Produkt bei einem Mitarbeiter. Die Mitarbeiter, die direkt mit den Kunden zusammenarbeiten, haben bessere Informationen und Wissen um das Problem zu lösen als die Führungskraft. Die Aufgabe der Führungskraft ist es strategische und langfristige Entscheidungen zu treffen. Natürlich stehen sie mit Rat auch bei operativen Aufgaben zur Seite. Aber operative Entscheidungen können die Mitarbeiter besser treffen, die tagtäglich die operativen Tätigkeiten ausführen.
Was ist zu tun?
Von 100 Prozent auf Null Prozent Autorität ist kontraproduktiv. Dies schürrt nur Verunsicherung. Erstens müssen Sie als Führungskraft persönlich Ihr Mindset schrittweise weiterentwickeln. Zweitens müssen die Mitarbeiter befähigt werden, selbstbestimmter und kompetenter zu agieren. Wenn die Mitarbeiter es gewohnt sind, Anweisungen zu befolgen und fremdbestimmt zu sein, dann braucht es Zeit, diese Veränderungen mitzugehen und mehr und mehr Verantwortung übernehmen zu können.
Welches Level Sie haben, hängt auch von der jeweiligen Situation ab: es gibt kritische Entscheidungen, die können am besten und schneller Sie selbst treffen. Es gibt eine Vielzahl an Entscheidungen, die Sie Ihrem Team überlassen sollten, damit Sie Zeit für Ihre tatsächlichen Führungsaufgaben haben.
2) Zusammenarbeit im Unternehmen
Wir sind es gewohnt, dass Unternehmen durch Regeln und Verfahrensanweisungen gesteuert und strukturiert werden. Dies lässt jedoch wenig Spielraum für Kreativität und Innovationen. Mitarbeiter sollten selbst herausfinden dürfen, welcher Weg am besten ist und was zu tun ist. „Empowerment“ ist das Stichwort. Wenn Mitarbeiter einen Kontext und Ziele bekommen, in dem Sie selbstbestimmt arbeiten dürfen, werden sie sich selbst koordinieren, zusammenarbeiten und herausfinden, wie für die beste Lösung vorzugehen ist. Die Aufgabe ist nicht mehr, die richtige Anzahl an Regeln zu schaffen, sondern die Rahmenbedingungen zu kreieren, dass Mitarbeiter die eigenen passenden Regeln für Zusammenarbeit finden.
Was ist zu tun?
Die Zusammensetzung von Teams und der herkömmliche Unternehmensaufbau in festen Abteilungen, ist zu überdenken. Vielmehr bedarf es einer Organisationsstruktur, die eine reibungslose Zusammenarbeit, Kommunikation und Informationsfluss zulässt.
Es gibt generell zwei Grundprinzipien für Gruppen- oder Teamstrukturen: Zum einen können Teams funktional mit den gleichen Aufgaben, ähnlichen Kompetenzen oder Spezialwissen zusammengesetzt sein, die aber in unterschiedlichen Projekten und Prozessen arbeiten. Zum anderen können Teams interdisziplinär sein. Dann haben die Mitarbeiter verschiedene Kompetenzen und Erfahrungen, andere Teilaufgaben, arbeiten aber in denselben Prozessen oder Projekten zusammen oder finden sich adhoc zum Lösen von Problemen innerhalb der Wertschöpfungskette.
Entscheidend ist, wer mit wem wie oft kommunizieren muss. Wenn Mitarbeitern an gemeinsamen Aufgaben arbeiten, ist Abstimmung und Kommunikation notwendig. Diesen Koordinierungsaufwand gilt es zu minimieren, indem sich diese Mitarbeiter in einem Team organisieren. Der Aufwand wird höher, wenn die Mitarbeiter verstreut in Abteilungen sitzen. Der Informationsfluss wird dadurch ineffizient.
Die festen Strukturen in Spezialabteilungen bilden eher Silos und sind kontraproduktiv für die Kollaboration. Der interdisziplinäre Ansatz ist für Unternehmen im Zukunft die bessere Lösung. Denn dort sind alle Kompetenzen und Erfahrungen, die benötigt werden, in einem Team vereint. Die Idealstruktur einer Organisation sind kompetenzbasierte Netzwerke, in denen die Mitarbeiter situativ zusammenarbeiten um gemeinsam Probleme lösen oder Innovationen hervorbringen. In solchen Organisationen wird es neben diesen Kompetenznetzwerken auch Netzwerke von Experten mit demselben Spezialwissen geben, um Communities of Practice, Wissen, Standards und Vorgehensweisen weiterzuentwickeln.
Die Entwicklung dahin ist wiederum von heutigen Level und Reifegrad des Unternehmens abhängig. Haben Sie heute funktionale durch das Management gesteuerte Teams wird es nicht gelingen, morgen den Idealtyp eines Teams aufzubauen. Hier gibt es bestimmte Entwicklungsstufen, die eingehalten werden sollten. Auch ist es abhängig vom Unternehmensbereich, nach welchem Prinzip Sie die Teams aufbauen.
Auch wenn Ihr Unternehmen noch weit entfernt von kompetenzbasierten Netzwerken ist, können Sie als Führungskraft in Ihrem Bereich dennoch den ersten Schritt tun, um voran zu kommen und hier die Performance zu steigern. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:
- Welche Mitarbeiter haben Sie und Kompetenzen und Wissen werden für welche Aufgaben benötigt?
- Können die Mitarbeiter sich reibungslos austauschen und zusammenarbeiten?
- Ist eine räumliche Nähe vorhanden oder kann man diese durch technische Hilfsmittel herstellen?
- Können Sie für Projekte kompetenzbasierte Teams bilden?
3) Koordination
Des Weiteren wird unterschieden, in welcher Form sich Teams koordinieren oder koordiniert werden – also wer verantwortliche für die Kommunikation und die Abstimmung zwischen den Teams bzw. Mitarbeitern ist. Dies kann entweder die Führungskraft sein oder das Team organisiert sich selbst und übernimmt die interne Kommunikation und die Abstimmung untereinander, ohne dass die Führungskraft eingreift.
Das Ideal ist das folgende:
Mitarbeiter werden durch das Management befähigt, ihr Wissen und ihre Potentiale selbst einzubringen um gemeinsam Probleme zu lösen. Führungskräfte finden eine Balance zwischen Delegation und Regeln, zwischen Kontrolle und Dinge geschehen lassen.
Was ist zu tun?
Wenn Sie nun die Prinzipien „Teamstruktur“ und „Koordination“ miteinander kombiniert werden, ergeben sich generell vier Ausgestaltungsmöglichkeiten Zusammenarbeit:
1) ein funktionales Team koordiniert durch die Führungskraft,
2) ein funktionales Team, das sich selbst organisiert,
3) ein interdisziplinäres Team koordiniert durch die Führungskraft,
4) ein interdisziplinäres Team, das sich selbst organisiert (=Idealtyp).
Dies entspricht verschiedene evolutionäre Wege hin zum Idealtyp. Welchen Weg Sie beschreiten, ist wiederum abhängig von Ihrer Unternehmenssituation. Des Weiteren sollten Sie gemeinsam mit dem Team eine gültige Werteliste zur Zusammenarbeit erarbeiten. Gemeinsame Werte stärkt den Zusammenhalt.
Sie als Führungskraft können in Ihrem Bereich anfangen. Auch wenn Sie ganz am Anfang stehen, können Sie reflektieren, was der nächste kleine Schritt zum nächsten Level sein könnte. Machen Sie sich eine Liste von Entscheidungen, die Sie heute alleine treffen und die zurzeit Ihr Team trifft. Was davon könnten Sie anders managen, so dass Ihr Team sich selbstbestimmter koordinieren kann?
4) Ziele setzen
Es kommt dann gleich die Frage auf: Brauchen wir noch Hierarchien? Das Netzwerk hat die Aufgabe für den optimalen Informationsfluss zu sorgen und eine gute Kommunikation zu schaffen. Informationen fließen eher durch ein Netzwerk als durch Hierarchien.
Dabei haben Hierarchien nicht mehr die Aufgabe, Regeln festzulegen, sondern sind für die langfristigen Entscheidungen über die Unternehmensausrichtung und den Kurs verantwortlich. Manager setzen die strategischen Ziele und sorgen für die passenden Rahmenbedingungen, dass die Mitarbeiter diese bestmöglich erreichen können. Die Herausforderung für intelligente Organisationen besteht darin ein Führungs- und Managementsystem zu entwickeln, das die Eigenständigkeit und Selbstorganisation der Mitarbeiter gewährleistet, aber dennoch strategisch eine Richtung vorgibt.
Was ist zu tun?
Um Ansatzpunkte für Grenzen bezüglich Zielsetzung, Regeln und Selbstorganisation zu finden, hilft die folgende Reflektion:
Stellen Sie sich vor Ihr Team ist komplett selbstorganisiert und arbeitet ohne Einfluss von Ihnen an Produkten, Projekten und Problemlösungen. Welches Ergebnis fürchten Sie? Welche Grenzen würden Sie setzen, damit keine falschen Dinge passieren?
5) Die eigene Rolle als Führungskraft – Mitarbeiter befähigen
Führungskräfte in intelligenten Organisationen von morgen helfen heute Ihren Mitarbeitern effizient innerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten. Sie geben ihren Mitarbeitern sinnhafte Arbeit und eine klare strategische Zielrichtung, in der genug Raum für selbstbestimmtes Arbeiten und Selbstorganisation in Netzwerken ist. Sie greifen nicht in das System ein, geben aber wenn es notwendig ist Unterstützung. Sie finden eine Balance zwischen Delegation und Regeln, zwischen Kontrolle und Dinge geschehen lassen. Sie wertschätzen ihre Mitarbeiter.
Sie als Führungskraft sind verantwortlich für das Kompetenz- und Performancemanagement der Mitarbeiter. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter befähigt sind, die vorgegebenen Ziele bestmöglich zu erreichen und ihre Talente für die Zielerreichung einbringen können.
Was ist zu tun?
Um die eigene Rolle zu reflektieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Stellen Sie sich vor, Sie könnten fast alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrem Team delegieren.
- Macht Ihnen dies Angst? Oder freuen Sie sich, dass Sie mehr Zeit für spannendere und wichtigere strategische Tätigkeiten hätten?
- Haben Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Kompetenzen um selbst Entscheidungen treffen zu können? Wenn nicht, was ist zu tun?
- Wissen Ihre Mitarbeiter immer, was zu tun ist?
Tipp:
Mitglieder der “The Competency Academy” erhalten zu diesem Blogartikel den Leitfaden Leitfaden:
„5 Bausteine für die Führung und das Management intelligenter Organisationen
– erste Schritte für Führungskräfte und Manager“. Erfahren Sie darin, was Sie als Führungskraft sofort tun können, um die Performance Ihrer Mitarbeiter zu steigern und Ihren Bereich auf die Zukunft auszurichten.
Fazit
Evolution statt der Revolution ist die Devise.
Das Ändern des Unternehmens und sein Führungs- und Managementsystem hin zu einem Idealtyp einer intelligenten Organisation ist von heute auf morgen nicht möglich. Entscheidend ist auch, was aufgrund der Branche und des Geschäftsmodells der Weg ausgestaltet werden sollte. Zu beachten ist beim Start auch immer der jeweilige Reifegrad, den Ihr Unternehmen zurzeit hat, um alle Beteiligten richtig abzuholen, zu befähigen und zu motivieren, die Veränderungen mitzugestalten. Deshalb ist es wichtig, mit den richtigen Fragen Ihren Ausgangspunkt zu klären und dann mit den darauf passenden Aktivitäten Schritt-für-Schritt eine intelligente Organisation aufzubauen. Sie müssen eine Balance zwischen kleinen und größeren Anpassungen Ihrer Organisation finden.
Die ersten Schritte zu einer intelligenten Organisation können Sie selber beschreiten, indem Sie die oben aufgeführten 5 Schritte beachten und umsetzen.
Falls Sie nicht wissen wie Sie starten sollen, schauen Sie in unsere Online Akademie oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir sind Ihr Wegbegleiter auf Ihrer Reise zur intelligenten Organisation.
Foto: Anastasia Petrova on Unsplash