Steigerung der Performance durch Unterstützung im Arbeitsprozess

Vor ein paar Tagen saß ich mit dem Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens zusammen und wir plauderten über die Themen Führung, Digitalisierung und Kompetenzen. Er meinte, es fällt mir immer schwerer die Personalentwickler zu verstehen.
„Mir werden immer wieder tolle neue innovative Maßnahmen und technisch immer ausgereiftere Plattformen vorgeschlagen. Da wird von Learning Analytics, Blended Learning und Kompetenzentwicklung gesprochen. Aber nie die für mich entscheidende Frage beantwortet: Was bringt das am Ende für die Mitarbeitenden und das Unternehmen? Welche Auswirkungen haben diese Maßnahmen auf unser Geschäftsergebnis?“
Das ist leider kein Einzelfall. Immer wieder erlebe ich in Unternehmen genau dieses Problem. Die Personalentwicklung kann den Entscheidern nicht erklären, in welchem Zusammenhang die Maßnahmen mit den Geschäftsprozessen stehen. Oder welchen direkten Nutzen sie für die Mitarbeitenden, deren Performance und somit auch für das Unternehmensergebnis haben.

Das Ergebnis sind frustrierte Personalentwickler, enttäuschte Mitarbeiter, weiterbildungsmüde Führungskräfte und Geschäftsführer, die sich immer wieder die Frage stellen, welchen Beitrag liefert die Personalentwicklung zum Unternehmenserfolg!

Bevor Sie starten, lernen Sie die Anforderungen und Wünsche seiner Kunden und Auftraggeber kennen!

Kunden und Auftraggeber?

Ja, die Mitarbeitenden, Kollegen, Fach- und Führungskräfte, das Top-Management sind sowohl Kunden als auch Auftraggeber. Fokussieren Sie sich auf die Bedürfnisse und Wünsche Ihrer Kunden. Wenn Sie ihnen den Sinn und Nutzen plausibel erklären und nachweisen können, werden Sie als kompetente Dienstleister ernst genommen!
Dazu erinnerte ich mich wieder an eine Delphie-Studie aus 2012[1]. Laut der Studie sahen damals die Experten eine der zukünftigen Hauptaufgaben in der Positionierung der Personalentwicklung im Unternehmen und der Unterstützung der Unternehmensstrategie und -ziele.

Meiner Wahrnehmung nach hat sich da nicht viel getan. In vielen Unternehmen fristet die Personalentwicklung ein Schattendasein. Es werden kaum Ressourcen bereitgestellt und zuerst eingespart.
Ist das bei Ihnen auch so?

Die folgenden 8 Schritte zeigen Ihnen den Weg, wie Sie als Lösungsanbieter für den Geschäftserfolg wahrgenommen und tatsächlich nachhaltige Veränderung anstoßen können.

 1. Lernen Sie Ihr Business kennen

Identifizieren Sie die Herausforderungen und die Chancen für das Erreichen der Ziele bzw. einen optimalen Prozessablauf. Schauen Sie sich die Unternehmensstrategie und -ziele an. Welche Werte und Regeln werden kommuniziert. Fassen Sie alles in einer Geschichte zusammen. Und erzählen Sie diese der Geschäftsleitung. So können Sie prüfen, ob Sie alles richtig verstanden und ggf. interpretiert haben.

 2. Lassen Sie sich die Ergebnisse bestätigen

Dokumentieren Sie die Ergebnisse und lassen Sie diese von den Verantwortlichen überprüfen. So können Sie sicher sein, dass Sie alles richtig verstanden haben.
Sie verbessern so auch die Wahrnehmung des Top-Managements auf Sie. Das ist eine gute Grundlage für die nächsten, notwendigen Schritte.
Stellen Sie folgende Fragen:

• Sieht so die Unternehmensstrategie / die Vision aus?
  (Nicht nur was geschrieben steht, sondern was damit gemeint ist.)
• Sind das die wesentlichen Unternehmensziele?
• Sollen so die Geschäftsergebnisse aussehen?
• Welche übergreifenden unternehmerischen Herausforderungen oder Chancen ergeben sich noch?
• Wenn die Herausforderungen gelöst oder die Chancen genutzt sind, welche Geschäftsergebnisse erwarten Sie dann?
• Welche zusätzlichen Erwartungen haben Sie an die Stakeholder (Lieferanten, Mitarbeiter, ………)

 3. Vertiefen Sie das Prozesswissen Ihrer Kunden

Setzen Sie sich mit den FachexpertInnen der jeweiligen Prozesse zusammen und finden Sie heraus, was sie wirklich benötigen, um einen guten Beitrag leisten zu können. Welche direkte Unterstützung sie benötigen und was sie wissen müssen. Überlegen Sie (noch) nicht, welche Schulungen es sein könnten, sondern nur, welche Arbeitsschritte notwendig sind und welches Wissen dafür benötigt wird. Folgende Fragen wären vorstellbar:

• Welche Ergebnisse sollen im Prozess erreicht werden?
• Beschreibung der einzelnen Aufgaben im Prozess.
• Welche Leistungs- oder Messkriterien gibt es, um die Performance des Prozesses zu ermitteln?
• Woher wissen wir, dass es Probleme gibt oder alles korrekt abläuft?
• Wie halten Probleme uns ab, unsere Ziele zu erreichen?
• Um welche Art von Problemen handelt es sich (prozessuale, regulatorische oder rechtliche)?
• Welche Auswirkungen haben dieses Problem, wenn sie nicht gelöst werden (wirtschaftliche, produktionstechnische, Zufriedenheit der Kunden, Kundenservice usw.)?
• Woran erkennen wir, dass wir ein Problem gelöst haben?
• Wie können die Verbesserungen gemessen werden?
• Welche Auswirkungen haben diese Verbesserungen auf die Mitarbeitenden?

 4. Rollen und deren Beiträge definieren

Ermitteln Sie die Anzahl der im Prozess beteiligten Rollen und deren Beitrag zum reibungslosen Ablauf bzw. zur Verbesserung des Prozesses. Beachten Sie, dass unter Umständen an einer Aufgabe mehrere Rollen beteiligt sind. Stellen Sie fest, wie die Rollen in den Aufgaben zusammenwirken (Inhalte und Standorte). Das wird später für die Auswahl der Informationsbereitstellung und der Tools notwendig werden.

  5. Ermitteln Sie die verwendeten Werkzeuge und Systeme

Identifizieren Sie die Werkzeuge/Systeme, mit denen diese Aufgaben für jedes Leistungsziel durchgeführt werden.

• Stellen Sie fest, ob es irgendwelche Probleme bei der Verwendung der Werkzeuge/Systeme gibt.
• Wie lernen neue Anwender die Werkzeuge/Systeme heute?
• Werden sich die Werkzeuge/Systeme in naher Zukunft ändern?
• Was sind einige der wichtigsten Herausforderungen, die Anwender mit den Werkzeugen/Systemen haben?

 6. Identifizieren Sie bereits vorhandenes Wissen

Schauen Sie sich Dokumentationen und Lernmaterialien an (Richtlinien, Verfahrensweisen, Handbücher, ….).
Überprüfen Sie die Informationsunterlagen,

• ob sie vollständig sind
• sie sich häufiger ändern
• gibt es „inoffizielle“ Informationsquellen, die genutzt werden?

 7. Entwicklung eines Entscheidungs-Dashboard

Erstellen Sie eine visualisierte Zusammenfassung, die es den Entscheidungsträgern einfach macht, die Zusammenhänge zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen zur Unterstützung der Mitarbeiter in den einzelnen Aufgaben dokumentiert sind. Priorisieren Sie die Prozesse und Aufgaben ob ihres Risikos oder ihrer Chancen. Ergänzen Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen (qualitativ und quantitativ) und welcher Arbeitsaufwand erforderlich ist.
Legen Sie die Zeitvorgaben für die Umsetzung fest:

• Kann die Lösung inkrementell geliefert werden?
• Gibt es eine Flexibilität bei den Umsetzungsterminen?
• Gibt es kritische Meilensteine, die erreicht werden müssen?

 8. Entscheidungsfindung

Präsentieren Sie den Entscheidungsträgern den Projekt- und Umsetzungsplan. Achten Sie darauf, das

• Sie alle Maßnahmen mit der abgestimmten Strategie verbinden.
  Es muss klar erkennbar sein, wie die Maßnahme die Umsetzung der Strategie unterstützt und hilft die Unternehmensziele zu erreiche.
• Sie mit den Maßnahmen beginnen, die den größten Impact auf Risiken oder Chancen haben.
• Sie die Umsetzungsreise in überschaubare und messbare Etappenziele einteilen.
  (Zeigen Sie, welchen Nutzen jedes Etappenziel für sich hat. Das nicht verloren geht, sollte man evtl. die Reise nach einem Etappenziel beendet.)
• Sie genau erklären, wie Sie die gewünschten Ziele messen wollen.
  (Bedenken Sie, es müssen nicht immer rein monetäre KPIs sein.)
• Sie, zum Abschluss den Nutzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen herausstellen. Dazu zählt neben der Minimierung von Risiken auch das Nutzen von Chancen.

Fazit:

• Als Personalentwickler müssen Sie über den Tellerrand hinausschauen. Neben Methodik und Didaktik sollten Sie sich mit Informations- und Wissensmanagement und den Geschäftsprozessen auskennen.
• Lernen Sie die Businessseite kennen und lassen Sie sich von der Geschäftsleitung die Strategie und die Ziele genau erklären.
• Schauen Sie sich die Prozesse an und lassen sie sich diese von den Experten erklären.
  Jede Aufgabe, jede Rolle und welche Informationen sie zur reibungslosen Bewältigung benötigen.
• Entwickeln Sie zusammen einen Plan, wie die Menschen in den Prozessen bestmöglich unterstützt werden können.
• Erst dann schauen Sie, ob Qualifikationsmaßnahmen oder die Entwicklung von Kompetenzen notwendig sind.
• Zeigen Sie den Entscheidungsträgern den Nutzen der Maßnahmen, anhand der Strategie und der Ziele.
• Präsentieren Sie das gesamte Projekt, aufgeteilt in kleine, eigenständige Meilensteine.
  Zuerst diejenigen, die schnell, mit dem größten Nutzen umgesetzt werden können.
  Jeder Meilenstein enthält die jeweiligen Maßnahmen mit den Aufwänden und dem Nutzen für das Unternehmen und die Mitarbeiter (das können auch schnellere Einarbeitung von neuen Mitarbeitern oder nachhaltige Einhaltung von Compliance Regeln und somit Minimierung von Prozessrisiken sein).
• Wenn Sie grünes Licht erhalten, starten Sie mit der Umsetzung!
• Wenn nicht, fragen Sie nach den Gründen, den Wünschen, was fehlt und mögliche nächste Schritte.

[1] https://www.researchgate.net/profile/Carsten_Schermuly/publication/260448926_Die_Zukunft_der_Personalentwicklung_Eine_Delphi-Studie/links/564b89db08aeab8ed5e76c4a/Die-Zukunft-der-Personalentwicklung-Eine-Delphi-Studie.pdf