Mitarbeitergespräche – 8 wesentliche Punkte zur Vorbereitung und Durchführung

Zielorientierte und wertschätzende Mitarbeitergespräche helfen Ihnen Ziele zu erreichen!

 

Ein Mitarbeitergespräch steht an. Nicht unbedingt ein Jahresgespräch. Auch ein schnelles Feedback sollte gut vorbereitet und durchgeführt werden. So können Sie einen positiven Effekt erzielen und hinterlassen keine frustrierten oder irritierten Mitarbeiter.

So unterschiedlich Zweck und Ziel eines Gespräches sein können, so unterschiedlich sieht die Vorbereitung aus (“5 Themen, die Anlass für ein Mitarbeitergespräch sein sollten“). Vergessen Sie auch niemals, dass jeder Gesprächspartner unterschiedlich reagiert und was Mitarbeiterin A hilfreich ist, kann bei Mitarbeiter B genau den gegenteiligen Effekt haben.
Wie bei fast allem im Leben ist eine gute Vorbereitung und natürlich Übung schon der halbe Erfolg. Wie also Mitarbeitergespräche gut vorbereiten, damit am Ende konstruktive Ergebnisse erzielt werden und motivierte Mitarbeiter stehen?

Insbesondere für Führungskräfte, welche zum ersten Mal solche Gespräche führen, ist es nicht einfach. Es wurden Vorbereitungsseminare besucht, die Gespräche vorbereitet, die Gesprächsführung als Checkliste erstellt und dann – kommt es doch anders als erwartet. Denn wenn Sie gute Mitarbeitergespräche führen wollen, dann müssen Sie üben. Ziehen Sie erfahrene Führungskräfte zu Rate. Oder tauschen Sie sich in einer Community of Practice, mit anderen Kollegen zu dem Thema auszutauschen, Stichwort „Kollegiale Beratung“.

Mitarbeitergespräche gut vorbereiten ist enorm wichtig,
achten Sie dann auch auf die Gesprächsführung und die Nachbereitung.

4 grundlegende Schritte zur Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch

 

1. Planen Sie zunächst die organisatorischen Eckpunkte des Gesprächs:

• Zeitpunkt,
• Dauer (planen Sie genügend Zeit ein) und
• Ort (ruhig und ohne mögliche Ablenkungen)

TIPP: Versuchen Sie doch mal ein Feedbackgespräch während eines Spaziergangs. Bewegung und frische Luft helfen einen klaren Kopf zu bewahren.

2. Grenzen Sie das Mitarbeitergespräch inhaltlich ein.

• Das hilft, um bei der Sache zu bleiben und nicht abzuschweifen.
• Fragen Sie sich, welche Art von Gespräch Sie durchführen wollen. Feedback- oder Gehaltsgespräch, Zielvereinbarungs- oder Entwicklungsgespräch.
• Was wollen Sie alles ansprechen?
• Liegt Ihr Schwerpunkt bei aufgabenbezogenen Punkten oder auf den Soft Skills und Verhaltensweisen des Mitarbeiters?
• Müssen Dokumente, wie zum Beispiel Zielvereinbarungen vorbereitet werden?

3. Mitarbeitende frühzeitig schriftlich informieren

• Gesprächsthema
• Zweck
• Ort
• Zeitpunkt
• Bitten Sie ihn sich auf das Gespräch vorzubereiten.
• Teilen Sie ihm mit, dass Sie sehr an seiner Sicht und seiner Meinung interessiert sind.

4. Informationen sammeln und strukturieren

• Was ist das Gesprächsziel?
• Wann war die letzte Leistungsbeurteilung und mit welchem Ergebnis?
• Sind erweiterte Unterlagen erforderlich?
• Was hat sich seitdem verändert?
• Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt?
  • Fachlich- / Methodenkompetenzen
  • Sozial- /kommunikative Kompetenzen
  • Personale Kompetenzen
  • Aktivitäts- und Handlungskompetenzen
• Welche positiven / negative Aspekte lassen sich erkennen?
• Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Persönliche Ziele
  • Teamziele
  • Unternehmensziele
• Bei welchen Punkten / Argumenten kann das Gespräch einen negativen Verlauf bekommen?
• Was könnte der Mitarbeiter vorbringen?

Bereiten Sie all das sorgfältig vor und machen Sie sich Notizen, die Sie im Gespräch als Leitfaden nutzen können. Bitte Sie den Mitarbeiter sich auf das Gespräch vorzubereiten.
Wie bei fast allem im Leben ist eine gute Vorbereitung schon der halbe Erfolg.

Zeigen Sie Respekt und Anerkennung –
führen Sie das Gespräch auf Augenhöhe.

 

4 grundlegende Tipps für ein gutes und vertrauensvolles Mitarbeitergespräch

 

1. Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre:

• Begrüßen Sie den Mitarbeiter (Man soll es nicht glauben, aber das wird immer wieder vergessen.)
• Bieten Sie etwas zu trinken an
• Störungsquellen sind abgestellt (Handy und eMail-Empfang)

2. Gesprächsbeginn:

• Informieren Sie den Mitarbeiter über Anlass und Ziel des Gespräches.
• Geben Sie dem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen, Hintergrundwissen.
• Fragen Sie immer nach, ob der Mitarbeiter Fragen hat.
• Senden Sie positive Signale. Starten Sie mit Lob. Zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie seine guten Leistungen gesehen haben. Ja, zeigen Sie Gefühle!
• Zeigen Sie Interesse. Fragen Sie ihn nach seiner Meinung, seinen Vorschlägen und geben Sie ihm Zeit zum Überlegen und seine Ideen zu formulieren.
• Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen oder Alternativen.
• Schaffen Sie Transparenz über Ihre und fremde Motive und Interessen, senden Sie „Ich-Botschaften“.
• Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie Feedback geben.
• Versetzen Sie sich in den Mitarbeiter, um seine Argumente und Ideen besser verstehen zu können.
• Verändern Sie Ihren Blickwinkel, da bspw. ein gutgemeintes Verhalten beim Mitarbeiter einen negativen Effekt auslöst – Reframing.
• Achten Sie auf non-verbale Signale Ihres Gesprächspartners. Wenn der Mitarbeiter Ihren Ausführungen zustimmt, dabei aber das Gesicht „verzieht“, fragen Sie nach. Geben Sie ihm die Möglichkeit seine Einwände darzulegen.
• Achten Sie auf Ihre eigenen Signale. Die meisten Menschen erkennen, wenn Gestik und Mimik nicht mit dem Gesagten übereinstimmen. Treffen Sie keine Aussage, die nicht der Wahrheit entspricht
• Fragen Sie den Mitarbeiter welche Informationen, Mittel oder welche Unterstützung er zur Erreichung der Ziele benötigt.

3. Gesprächsende:

• Fassen Sie das Ergebnis des Gespräches zusammen.
• Dazu orientieren Sie sich am einfachsten an der SMART-Formel:
  • S= Spezifisch: Ziele müssen eindeutig, präzise definiert sein. Keine Interpretationsmöglichkeit!
  • M= Messbar: Ziele müssen einfach messbar und die Herleitung des Ergebnisses für jeden nachvollziehbar sein.
  • A= Akzeptiert: Ziele müssen von allen Beteiligten akzeptiert sein. Sie müssen als angemessen, attraktiv und ausführbar gelten.
  • R= Realistisch: Ziele müssen in den vorgegebenen Rahmenbedingungen erreichbar sein.
  • T= Terminiert: Ziele müssen mit einem eindeutigen Termin versehen sein, an welchem das Ziel erreicht sein muss.
• Fragen Sie den Mitarbeiter, ob Ihre Zusammenfassung des Gespräches aus seiner Sicht in Ordnung ist.
• Ergänzen / korrigieren Sie ggf. das Protokoll. Es sollen alle Aspekte des Gespräches enthalten sein, auch die Punkte, über die keine Einigung erzielt wurde.
• Vereinbaren Sie ein weiteres Gespräch, um noch offene Punkte zu klären.

4. Im Nachgang:

• Stellen Sie dem Mitarbeiter die Vereinbarung schriftlich zur Verfügung.
• Die Vereinbarung sollte von beiden Gesprächsteilnehmern unterschrieben werden, um ein klares Commitment zu signalisieren.
• Stellen Sie dem Mitarbeiter die zugesagte Unterstützung zur Verfügung. Sollte der Mitarbeiter aufgrund der fehlenden Unterstützung sein Ziel nicht erreichen, ist er dafür nicht verantwortlich.

Fazit: Ein Mitarbeitergespräch sollte in einer positiven Atmosphäre stattfinden. Alle Störungen sind zu unterbinden. Führen Sie das Gespräch auf „Augenhöhe“ mit dem Mitarbeiter, voller Respekt und Wertschätzung. Dokumentieren Sie das Gespräch und monitoren Sie das Commitment, Ziele und Maßnahmen.

 

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