4 Schritte zur Performancesteigerung – Learning & Development in den Arbeitsprozess integrieren!

Nur was im Arbeitsprozess hilft und angewendet wird, ist relevant – Workplace Support und Learning!

Das HR keinen Nutzen hat, wird von einigen Expert*innen in einer Endzeitstimmung propagiert. Meist um die eigenen Lösungen in Form von Beratung, Schulungen oder Bücher anzubieten. Ich persönlich denke, dass HR in vielen Unternehmen die mannigfaltigen Herausforderungen gut im Griff hat. Sich aber leider immer auch das Leben selbst schwer macht.

Nutzen bestimmt Relevanz

Auch wenn viel Widerspruch kommt. Im Management spielen Zahlen, als Entscheidungsgrundlage eine wesentliche Rolle. Ich bin nicht nur in vielen mittelständischen Unternehmen unterwegs. Ich besuche auch immer gerne Barcamps oder Meetups. Dort kann man sich ganz ungeschminkt mit HR-Mitarbeiter*innen aus den unterschiedlichsten Organisationen unterhalten. Dabei fallen mir immer wieder folgende Herausforderungen auf, welche die Arbeit erschweren und die Performance beeinträchtigen:

  • Vielfach ist keine Projekterfahrung vorhanden. Das erschwert Veränderungen durchzuführen, ob agil oder nicht, und verhindert oft die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinaus.
  • Keinerlei Erfahrungen, wie man die betriebswirtschaftlichen Erfolge durch L&D messen kann. Die Anzahl der Zugriffe auf das LMS beeindruckt weder die Geschäftsleitung, noch einen CFO.
  • Kampf um Ressourcen und Mittel innerhalb HR. Die Administration muss funktionieren, dann kommen Recruiting und Performance Management. L&D wird da eher als nice-to-have gesehen.
  • Es ist nicht bekannt, mit welchen Herausforderungen die Mitarbeitenden zu kämpfen haben. Lernen ist erst dann nachhaltig, wenn es in direkte Handlungen führt. Daher ist die Integration in den Arbeitsprozess zwingend notwendig.

Unzufriedenheit ist ein guter Antrieb

Viele Unternehmen investieren in L&D und ihre Mitarbeitenden. Viele Personalentwickler*innen bieten unter den jeweiligen Bedingungen und mit den vorhandenen Ressourcen sehr gute Lösungen an. Sie sind dennoch unzufrieden und das ist auch gut so. Denn sie wollen immer bessere Lösungen anbieten, damit die Kolleg*innen

  • mehr Zeit für den Kunden haben. Sie weren sehr gut im Arbeitsprozess unterstützt.
  • motivierter sind, da sie schnell Informationen und Hilfe kontextbezogen erhalten. Sie müssen nicht lange danach suchen.
  • sich selbst so entwickeln können, wie sie es im Arbeitsumfeld benötigen. Das betrifft sowohl die Themen und Inhalte, als auch die Zeit und den Ort.
  • auch die Kompetenzen einbringen können, welche sie nicht im Unternehmen entwickelt haben. Dadurch werden neue Karrieremöglichkeiten und berufliche Orientierungen möglich.
  • und viele Gründe mehr.

Fatalismus bringt nichts!

In anderen Unternehmen spielt aber Learning & Development kaum eine Rolle. Vielleicht liegt es daran, dass sich dort kaum etwas verändert? Oder die Notwendigkeit fehlt? Oder HR (noch) nicht verstanden hat, die Ergebnisse für das Unternehmen nachvollziehbar zu dokumentieren.

In allen Fällen ist die Entwicklung der Mitarbeitenden und Organisationen immer auch abhängig von der Fähigkeit, diese messen zu können.

Auf was sollten wir aber achten?

Performance / Workplace Support

Aus meiner Sicht sind es zwei Dinge, die wesentlich sind

  • Kompetenzen
  • Performanz

Kompetenzen

Kompetenzen sind das direkte Ergebnis von Lern- und Entwicklungsaktivitäten. Die Fähigkeiten werden in den jeweiligen Rollen, Projekten und laufenden Aktivitäten angewendet und sichtbar. Kompetenzen sind aus zweierlei Gründen notwendig. Sie verhelfen den Mitarbeitenden, selbstorganisiert in unübersichtlichen und chaotischen Situationen handlungs- und entscheidungsfähig zu sein. Und sie ermöglichen es ihnen, sich selbstorganisiert entwickeln zu können.

Performanz

Ist mithilfe der Kompetenzen entsprechende Ergebnisse zu erzielen. Diese können direkt im Arbeitsprozess gemessen werden. Ein guter Verkäufer kann nur durch seine Kompetenzen viele Abschlüsse machen und damit den Umsatz steigern. Es gibt einen direkten Zusammenhang zwischen Kompetenz und Performanz.

Wie beginnen?

In vielen Unternehmen ist Aus- und Weiterbildung nicht mit der Unternehmensstrategie abgestimmt. Bei Bedarf wird man aktiv und sucht den entsprechenden Lehrgang aus. Es kann sich um die Einführung einer neuen Software handeln, ein Sicherheitstraining muss durchgeführt, die Compliance Regeln wieder aufgefrischt werden oder schlicht ein Zertifikat Leadership soll es sein. Dabei geht es weniger um die Kompetenzentwicklung, als um formales Lernen, den Nachweis eines Zertifikates oder Badges. Wie auch, wenn man nicht weiß, welche Kompetenzen in zwei oder drei Jahren benötigt werden?

Jetzt mal Klartext. Wie können Sie anfangen?

Doch Sie können erste Schritte in eine echte Unterstützung der Mitarbeitenden gehen um ihnen ihre (Arbeits-)leben zu erleichtern und die Performance nachhaltig zu verbessern. Die Herausforderungen sind vielfach. Abhängig von den Arbeitsprozessen oder auch den Rollen. Oft ergeben sich aus den Situationen Fehler, welche zu Unzufriedenheit der Kunden führt. Den Produktionsprozess zum Erliegen bringen. Regeln und Vorschriften nicht eingehalten werden.

1. Ergebnisanalyse

Der erste Schritt ist die Analysen zur Kundenzufriedenheit, anderen Qualitätsreports, den Krankenständen, Beschwerden von Mitarbeitenden, …
Setzen Sie sich mit den Mitarbeitenden, Expert*innen, Führungskräfte und weiteren wichtigen Interessengruppen zusammen und identifizieren Sie die Herausforderungen. Beginnen Sie mit folgenden Fragen:

„Was wäre das ideale Ergebnis und warum ist das ideal?“

Vergleichen Sie diese mit:

„Was ist das aktuelle Ergebnis und was sind die Ursachen?“

Im nachfolgenden Schritt werden dann die jeweiligen Geschäftsprozesses analysiert und alle Aufgaben und Schritte im Detail angeschaut. So erkennen Sie schnell, ob eine oder mehrere Maßnahmen die Ursache des Problems lösen können.

Die Workflow-Analyse zerlegt den komplexen Arbeitsprozess in einfache Schritte und erfasst zudem die notwendigen Informationen und das Wissen, die für die Durchführung der Schritte notwendig sind. Die Grundlage für ein funktionierendes Workplace Learning & Development.

2. Rapid Workflow Analysis

Wie Mosher und Gottfredson in ihrer Methode „5 Moment of Need“ beschreiben, sollten die übergeordneten Aufgaben schnell identifiziert und in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Konzentrieren Sie sich erst danach auf die Details, so erhalten Sie einen guten Überblick, welche Maßnahmen der Unterstützung im Arbeitsprozess geeignet sind und wo sie benötigt werden.

  • Identifizieren Sie die Aufgaben im Arbeitsprozess
    Ziel ist es zu verstehen, worum es geht und wo Unterstützung benötigt wird. Mit diesem schnellen Ansatz (Rapid Task Analysis) identifizieren Sie nicht alle Schritte, erhalten aber einen schnellen Überblick.
  • Identifizieren Sie verwandte Arbeitsschritte
    Beschreiben sie die Schritte und was deren Aufgabe ist, in welchem Workflow die Aufgaben zugeordnet sind und welche Bedeutung sie für das Unternehmen hat. Sie liefert den Kontext, wie die Aufgaben in das Gesamtbild passen.
  • Gruppieren Sie die Aufgaben und Schritte
    Organisieren Sie nun die Schritte und Aufgaben in sinnvolle Geschäftsprozesse. Damit leisten Sie nicht nur eine wesentliche Voraussetzung für die performante Unterstützung im Arbeitsprozess. Sie helfen damit auch, die vorhandenen Prozesse auf Fehler zu prüfen und diese ggf. zu verbessern. Wieso sonst, gibt es Probleme, welche gelöst werden müssen.
  • Ordnen Sie die Rollen zu
    Ordnen sie nun den Arbeitsschritten und Aufgaben die jeweiligen Jobrollen zu. Beschreiben Sie die Fähigkeiten und Fertigkeiten, welche notwendig sind, diese Rolle erfolgreich ausführen zu können. Rollenbeschreibungen sind nicht gleich Stellenbeschreibungen.

3. Intensiver Austausch mit den Mitarbeitenden

Unterstützung im Arbeitsprozess

Um die Herausforderungen zu verstehen und Lösungen zur Unterstützung zu erarbeiten, braucht es einen intensiven Austausch mit den Fachexpert*innen.  Identifizieren Sie zwei bis drei, welche sich mit den Prozessen auskennen und ggf. weitere, wie Rechts-, Sicherheits- oder IT-Spezialist*innen. Achten Sie auf eine ausreichende Balance der betroffenen Stakeholder, bspw. auch der Personalvertretung.

Folgende Fragen helfen und klären die Herausforderungen:

  • Welche Herausforderungen müssen im Sinne des Unternehmens gelöst und welche Chancen sollen genutzt werden?
  • Wie verhindert dieses Problem die Geschäftsziele zu erreichen?
  • Woher wissen wir, dass es ein Problem gibt?
  • Hat dieses Problem eine regulatorische oder rechtliche Ursache?
  • Warum ist die Lösung des Problems eine Priorität für das Unternehmen?
  • Welche Unternehmensziele sind von dieser Herausforderung betroffen?
  • Wie sieht der Erfolg aus, wenn das Problem gelöst ist?
  • Ist ein finanzieller Verlust (Bußgelder, etc.) aufgrund dieses Problems möglich?
  • Wenn das Problem nicht angegangen wird, welche Auswirkungen wird es auf das Unternehmen haben (Umsatz, EBIT, Kostenstruktur, Kundenservice, Employer Branding etc.)?
  • Bitten Sie die Verantwortlichen des Unternehmens, den aktuellen und zukünftigen Zustand zu beschreiben.
  • Was sollten die Geschäftsergebnisse sein?
  • Wenn die Herausforderungen gelöst sind, welche Geschäftsergebnisse erwarten Sie dann?
  • Fragen Sie, was und wie jetzt gemessen wird, was verbessert werden muss.
  • Bitten Sie die Expert*innen, die Änderungen zu identifizieren, die die Mitarbeiter vornehmen müssen.
  • Fragen Sie, welches andere Verhalten eingenommen werden müsste, um die Probleme nicht wieder entstehen zu lassen.
  • Ein Workflow-Leistungsziel beschreibt die Leistungserwartungen in Bezug auf den Arbeits- oder Geschäftsprozess, der durch eine bestimmte Rolle oder bestimmte Rollen erreicht werden soll. Ein Workflow-Leistungsziel beantwortet die Frage „Was wird von dem Mitarbeiter in seiner Position erwartet“.
  • Wenn Sie sich eine herausragende oder ideale Leistung für die Zielgruppe vorstellen könnten, wie würde sie aussehen?
  • Was würde ein(e) Expert*in tun?
  • Was sind die spezifischen Arbeitsergebnisse, die sich auf das Leistungsproblem, die Chancennutzung beziehen?
  • Wie würden Sie die Arbeitsergebnisse eines „Master-Performers“ in Bezug auf Qualität, Aktualität, etc. beschreiben?

4. Erstellen der Support- und Entwicklungsmaßnahmen

In einem agilen Entwicklungsansatz werden die Lernmethoden für den Workplace Support bestimmt und umgesetzt. Dabei müssen die betroffenen Mitarbeitenden einbezogen und die jeweiligen Schritte auf ihren Nutzen überprüft werden.

Das betrifft sowohl die Inhalte, die Art und Weise der Bereitstellung und die Technik, mit der dies geschehen soll.
Es gibt dazu viele Lernlösungen, welche in der jeweiligen Situation helfen können:

  • Präsensveranstaltungen und lehrergeführt
  • Virtuelle Klassenräume mit einem virtuellen Lehrer
  • eLearning
  • Blended Learning
  • Video
  • Checklisten
  • VR und AR

Aus- und Weiterbildung erhält in der heutigen Zeit immer mehr Relevanz. Gerade in unübersichtlichen und volatilen Situationen können wir nicht auf alle Gegebenheiten und Herausforderungen vorbereitet sein. L&D muss die Mitarbeitenden für und in solchen Situationen unterstützen und sie befähigen.

Aber nur wenn diese Unterstützung auch im Arbeitsprozess relevant und die notwendigen Kompetenzen entwickelt werden, wir die Personalentwicklung auch den Stellenwert im Unternehmen erhalten, den sie eigentlich verdienen.

Personalentwicklung ist Customer-first Business!

Die Mitarbeitenden sind die Expert*innen in den Geschäftsprozessen und kennen die Kundenbedürfnisse. Zudem sind sie die Treiber für die digitale Automation und Transformation. Wenn HR die Mitarbeitenden befähigt und im Arbeitsprozess unterstützt, führt das nicht nur zu einer höheren Mitarbeiter-, sondern auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Helfen Sie ihnen dabei und freuen Sie sich an den hervorragenden Ergebnissen, die das Unternehmen durch Ihr Engagement erzielt. Die Unternehmensziele werden direkt durch Ihre Arbeit ermöglicht!

Ich kann in meinen Blogbeiträgen leider immer nur grobe und einfache Ideen dokumentieren. Vieles wird sichtbarer und klarer, in einem persönlichen Austausch, in einem Projekt, Ihren Herausforderungen.

Wenn die einzelnen Schritte bei der Bedarfsanalyse, der Konzeption, der Realisation konkreter Maßnahmen, der Evaluation und dem Controlling. Denn die Vorgehensweise ist klar strukturiert und systematisch aufgebaut, sodass die firmenspezifischen Anforderungen und die Mitarbeiterherausforderungen berücksichtigt werden können.

Wenn Sie daran interessiert sind, die Performance Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, die Fehlerquote zu verringern, Fachkräfte zu entlasten und die Aus- und Weiterbildung im Sinne der Unternehmenskennzahlen zu steuern, melden Sie sich bei mir. Gemeinsam werden wir das schaffen.

Beginnen Sie jetzt!

Legen Sie los!

Wenn es noch Unklarheiten gibt, fragen Sie! Ich und meine Kolleg*innen sind nur einen Anruf entfernt.

Bilder von rawpixel  und nastya_gepp auf pixabay

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